Tipps für effektiveres Arbeiten
Wer hat an der Uhr gedreht?
Ist es wirklich schon so spät? Manchmal hat man nach einem Acht-Stunden-Arbeitstag einfach das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Woran das liegen könnte, weiß Zach Davis, Ratgeber-Autor und Experte für Effektivitätssteigerung. In UNICUM BERUF verrät er die zehn größten Zeitfallen für Berufseinsteiger.
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1. Übertriebener Perfektionismus
Tipp: Einen aufgabenspezifischen „Gut-genug-Punkt“ definieren. Bloß nicht mit der Genauigkeit übertreiben – es sei denn, es hängt viel an der Sache und der Zusatznutzen rechtfertigt den Aufwand.
2. Verwechslung von wichtig und dringend
Tipp: Klarmachen, dass eine Aufgabe, die dringend ist, nicht automatisch auch wichtig ist. Die Dringlichkeit ist eine zeitliche Betrachtung. Die Wichtigkeit ist eine Betrachtung von Nutzen bzw. vermiedenem Schaden.
3. Schlechte Definition von Prioritäten
Tipp: Für Berufseinsteiger besonders schwierig. Hilfreich ist, sich selbst Gedanken über Kriterien zur Beurteilung der Priorität einer Sache zu machen und sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzen darüber, ob er/sie das ähnlich sieht.
4. Verzetteln im Kleinkram
Tipp: Ein typischer Anfängerfehler ist, dass zu viel Kleinkram auf dem Tisch landet. Am besten stellt man sich selbst die Frage, was wirklich wesentlich ist. Auch hier kann es sinnvoll sein, mit dem Vorgesetzten über das Wesentliche und eine sinnvolle Reihenfolge der Aufgaben für die Woche zu sprechen.
5. Zu oft in die E-Mails schauen
Tipp: Im Regelfall geht die Welt nicht unter, wenn man mal eine Zeit lang nicht in sein Postfach schaut. Ideal ist ein vernünftiger Kompromiss zwischen dem Abarbeiten von Aufgaben (ohne permanente Unterbrechungen durch E-Mails) und einer angemessenen Reaktionszeit auf empfangene Mitteilungen.
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6. Den Kleinkram zuerst
Tipp: Den Kleinkram zuerst zu machen, gibt das gute Gefühl, schon mal viele Dinge erledigt zu haben. Dies führt allerdings oft dazu, dass die wirklich wichtigen Aufgaben nicht oder erst viel später erledigt werden. Und meistens ist dafür dann schon eine Menge Energie draufgegangen, die man für die Hauptaufgaben besser gebraucht hätte.
7. Zu optimistische Zusagen
Tipp: Im Schnitt sollte man davon ausgehen, dass die Dinge locker doppelt so lange dauern, wie man bei der ersten Einschätzung glaubt. In irgendeinem Teilaspekt steckt die Tücke garantiert im Detail. Zusagen sollten daher etwas konservativer getroffen werden. So ist die Erfolgswahrscheinlichkeit deutlicher höher und man gilt gleichzeitig als zuverlässiger.
8. Meeting-Wahnsinn
Tipp: Gerade wer neu im Job ist, hat Angst, etwas zu verpassen. Auch wenn es schwer fällt, man sollte ruhig infrage stellen, ob das jeweilige Meeting wirklich eine gute Zeitverwendung darstellt und ob man wirklich für alle Punkte gebraucht wird. Vielleicht ist es ja auch möglich,
vorzeitig gehen zu können?9. Bruchstückhaftes Arbeiten
Tipp: Hier eine Mail, da ein Telefonat und dann noch ein bisschen an der Statistik basteln – viele kleine Aufgaben-Fragmente rauben eine Menge Zeit. Günstiger ist es, gleichartige Tätigkeiten so gut wie möglich zusammenzufassen und sinnvolle Aufgabenblöcke zu bilden.
10. Dinge mehrfach in die Hand nehmen
Tipp: Hier hilft die AAA-Formel. Bei jeder neu eintreffenden Information sollte möglichst sofort entschieden werden, welches „A“ zutrifft: Abfall (dann sofort in den Müll oder löschen), Aufgabe (es ist eine weitere Aktion nötig) oder Ablage (wiederauffi ndbar abspeichern und/oder abheften).
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