Studierende mit Dozenten
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18. Dez 2017

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Du & deine Profs

Kommunikation mit deinem Dozenten: Fettnäpfchen meiden

Am Telefon: Was du tun und was du lassen solltest

Manchmal kann es vorkommen, dass es dir nicht möglich ist, zur Sprechstunde zu kommen, etwa weil du krank bist oder dein Dozent nicht an der Uni ist. Gibt es dann trotzdem Gesprächsbedarf, bietet dir dein Dozent unter Umständen an, die Angelegenheit bei einem Telefonat zu regeln. 

DON´T

Hier gibt es das ein oder andere zu beachten, damit das Telefonat den gewünschten Effekt erzielt. Worauf du verzichten solltest:

  1. Ganz wichtig: Vergiss auf keinen Fall, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit du den Telefontermin mit deinem Dozenten hast. Er hat extra die Zeit dafür in seinen vollen Tag miteingeplant und wäre sicher nicht sehr glücklich darüber, wenn du ihn versetzt. 
  2. Beschäftige dich nicht nebenbei mit anderen Dingen, während du mit deinem Dozenten telefonierst. Lass zum Beispiel keine Musik nebenherlaufen oder klicke dich nicht parallel durch die neuesten Facebook-Postings. 
  3. Kaugummi kauen ist beim Telefonieren sowieso nicht so angebracht, noch viel weniger aber, wenn am anderen Ende der Leitung dein Dozent sitzt. Also: Raus mit dem Kaugummi
  4. Telefoniere nicht einfach von unterwegs aus mit deinem Dozenten, das wirkt unprofessionell. Sorge stattdessen für eine ruhige Umgebung, in der du ungestört sprechen kannst. Umgebungsgeräusche stören außerdem das Gespräch, was eine gute Kommunikation erschwert. 

DO

Was du stattdessen tun solltest, wenn du mit deinem Dozenten telefonierst:

  1. Sprich in einem sachlichen und höflichen Ton. Egal, in welcher Stimmung du dich gerade befindest: Deinem Dozenten gegenüber solltest du dich immer respektvoll und höflich verhalten. 
  2. Schenke ihm deine ungeteilte Aufmerksamkeit. Höre genau zu, was dein Dozent sagt und mache dir eventuell Notizen. Dann hast du die wichtigsten Informationen später zum Nachlesen parat, sodass du nicht nachfragen musst. 
  3. Bedanke dich für das Telefonat. Am Ende des Gesprächs solltest du dich höflich verabschieden und deinem Dozenten dafür danken, dass er sich die Zeit für dich genommen hat. Das ist keine Selbstverständlichkeit und zeigt ihm gleichzeitig, dass du sein Angebot wertschätzt. 
  4. Bereite dich auf das Telefonat vor. Du solltest nicht einfach planlos an das Telefongespräch herangehen, sondern dir im Vorfeld überlegen, worüber du konkret mit deinem Dozenten sprechen und welche Fragen du an ihn stellen möchtest. Das spart dir und deinem Dozenten Zeit und du kannst gleich zum Wesentlichen kommen. 

Studierende mit Smartphone

In der Mail: Wichtige Regeln für das Schreiben

Während deiner Studienzeit wirst du viele Mails schreiben, auch an deinen Dozenten. Denn es werden immer wieder Fragen oder Probleme auftauchen, die manchmal auch außerhalb der Sprechzeiten und der Seminare geklärt werden müssen. 

Doch selbst, wenn keine direkte Kommunikation mit deinem Dozenten stattfindet, ist es wichtig, sich im Schriftverkehr richtig ausdrücken zu können, um auch in den Mails einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Im Endeffekt handelt es sich bei der Beziehung zu deinem Professor um eine Art Kundenverhältnis. Schließlich willst du ihn von deinen Anliegen oder Vorschlägen überzeugen. Um hier hervorzustechen solltest du wissen, wie du solche Anschreiben angemessen formulierst und wie eine gute Mail aussieht. 

DON´T

Als Faustregel für die mündliche Kommunikation gilt, dass alles, was im Schriftverkehr angebracht ist, auch mündlich wichtig ist. Vermeide daher unbedingt die folgenden Dinge:

  1. Die falsche Anrede zu benutzen, ist ein absolutes No Go. Was im privaten Bereich nicht so dramatisch ist, kann einen Dozenten unter Umständen beleidigen. Eine distanzlose Anrede macht keinen guten Eindruck. Doktor- oder sogar Professorentitel gehören immer mit in die Anrede und dürfen auf keinen Fall vergessen werden. 
  2. Verwirrende Aussagen in der Mail zu machen, solltest du ebenfalls zu vermeiden. Wenn du einfach drauflos schreibst und aus deinen Sätzen nicht klar zu erkennen ist, worum es dir geht, weiß dein Dozent nichts damit anzufangen. Er wird nachfragen müssen, was du ihm genau mitteilen wolltest, oder dir erst gar nicht antworten.
  3. Ganz wichtig: Rechtschreibfehler vermeiden. Sie wirken nicht nur unprofessionell und unseriös, sondern zeigen deinem Dozenten auch, dass dir offenbar nicht viel an Sorgfalt und einer angemessenen Ausdruckweise liegt. Das hinterlässt garantiert keinen guten Eindruck. Überprüfe vor dem Absenden daher immer, ob du alles richtig geschrieben und deine Mail sinnvoll formuliert hast. 
  4. Eine Mail-Adresse wie "schnuffy93" wirkt unseriös und ist im Schriftverkehr mit Dozenten zu vermeiden. Nutze in solchen Fällen unbedingt deine Mail-Adresse, die du von der Uni bekommen hast
  5. Werde nicht panisch, weil der Dozent nicht sofort antwortet. Er bekommt jeden Tag eine Vielzahl an Mails. Da kann es schon einen oder mehrere Tage dauern, bis er dir antwortet. Schicke deine Mails daher nicht erst auf den letzten Drücker ab. 

DO

Für einen seriösen Eindruck in der Mail solltest du dich an ein paar einfache, aber wichtige Regeln halten: 

  1. Die richtige Anrede ist ein wesentlicher Punkt. Achte darauf, deine Dozenten zunächst immer zu siezen und in der Mail die höfliche Anredeformel "Sehr geehrter Herr…" bzw. "Sehr geehrte Frau…" zu benutzen. Dahinter solltest du immer den höchsten akademischen Grad deines Dozenten nennen. 
  2. Vergiss die Betreffzeile nicht. Dozenten erhalten am Tag dutzende Mails. Deswegen sortieren sie schon anhand der Betreffzeile, welche Mails zuerst gelesen und beantwortet werden. Formuliere in der Betreffzeile daher immer kurz dein Anliegen. 
  3. Baue deine Mail sinnvoll auf. Überlege dir vorher genau, was du deinem Dozenten mitteilen möchtest und strukturiere deine Mail. Das sorgt für einen besseren Überblick. Schreibe sachlich und höflich und formuliere deine Sätze möglichst kurz und gut verständlich. Verzichte bei Uni-Mails auf Smileys und Abkürzungen. Falls du Anhänge mitschickst, solltest du in deinem Text auf sie hinweisen, damit sie nicht übersehen werden. 
  4. Am Schluss deiner Mail sollte eine Grußformel stehen. Sie ist ein Zeichen der Höflichkeit. Bleibe aber auch hier sachlich. Am besten wählst du "Mit freundlichen Grüßen" oder eine ähnliche Formulierung

Studierende schreibt Mail

Auf dem Campus: Nicht auf die Nerven gehen

Manchmal kommt es vor, dass dir dein Dozent, den du noch unbedingt etwas fragen wolltest, spontan im Flur des Uni-Gebäudes oder sonst auf dem Campus antriffst. In diesen Fällen sind viel Fingerspitzengefühl und ein gutes Einfühlungsvermögen gefragt.

DON´T

Du siehst deinen Dozenten zusammen mit einigen anderen Personen Richtung Cafeteria oder Mensa gehen? Dann sprich ihn lieber nicht an, denn er hat offensichtlich gerade Mittagspause. Dozenten halten sich während der Uni-Zeit eher in ihren Büros oder in den Veranstaltungsräumen der Uni auf und sind für gewöhnlich nur zu sehen, wenn sie die Räumlichkeiten wechseln. 

Was du daher unbedingt vermeiden solltest, wenn du deinem Prof auf dem Flur oder auf dem Campus begegnest:

  1. Störe deinen Dozenten nicht in seiner wohlverdienten Mittagspause mit wichtigen oder, was fast noch schlimmer ist, belanglosen Fragen. Auch wenn er freundlich zu dir ist, hat er sicher nur bedingt Lust, sich in seiner Pause mit Studentenproblemen zu beschäftigen. Egal, was es ist, es hat Zeit. 
  2. Lauere deinem Dozenten nicht auf, um ihn auf dem Flur oder auf dem Campus abzufangen. Das kann unter Umständen einen verstörenden Eindruck hinterlassen. 
  3. Laufe deinem Dozenten nicht nach wie das Küken seiner Mama. Das könnte peinlich werden, für dich und auch für deinen Prof. Schlimmstenfalls sorgt das für Läster-Stoff unter den Studierenden und den Dozenten.
  4. Verwickle deinen Dozenten nicht unnötig in ein Gespräch. Erst recht nicht, wenn es nur darum geht, sich bei ihm einzuschmeicheln. Auch seine Zeit ist kostbar.  

DO

Was du in dieser Situation stattdessen tun solltest:

  1. Läuft dir dein Dozent auf dem Uni-Gelände über den Weg und bemerkt dich, dann grüße ihn freundlich und lächle ihn höflich an. Das ist immer angemessen und hinterlässt bei jedem einen guten Eindruck.
  2. Wenn es sich so ergibt und es der Situation angemessen ist, kannst du einen lockeren Smalltalk führen. Das bedeutet nicht, dass du dich mit deinem Dozenten über den neusten Klatsch und Tratsch unterhalten sollst. Gemeint sind eher belanglose Dinge und Themen, bei denen du möglichst in kein Fettnäpfchen treten kannst. 
  3. Wenn dir doch eine wichtige Frage unter den Nägeln brennt, solltest du deinen Dozenten höflich fragen, ob er einen kurzen Moment Zeit für dich hat oder wann du ihn andernfalls erreichen kannst. Damit überfällst du ihn nicht plump, sondern lässt ihm die Option offen, um "Jetzt nicht, aber später gerne" zu sagen. 

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