Ordne deine Dokumente rechtzeitig
Damit es im Arbeitszimmer nicht bald so aussieht, empfiehlt sich eine strukturierte Ordnung seiner Unterlagen. Foto: Pete H/Pixabay
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03. Feb 2021

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Uni-Orga

Tipps zur Dokumentenordnung

Lass dich nicht entmutigen

Wenn du dir vorgenommen hast, endlich Ordnung ins Chaos zu bringen, ist das schon einmal ein guter Anfang. An manchen Arbeitsplätzen sieht es jedoch so chaotisch aus, dass man überhaupt nicht weiß, wo man zuerst anfangen soll. Bevor du also frustriert aufgibst, noch bevor du angefangen hast, atme tief durch, koche dir eine Tasse Tee oder Kaffee, und dann geht’s los. Du hast dieses Chaos geschaffen, also kannst du es auch wieder beseitigen.

Alles zusammentragen

Bevor das Chaos weniger wird, wird es erst einmal mehr. Sammle zuerst alle losen Zettel, Dokumente und zusammengehefteten Blätter ein – wirklich alles, was irgendwo herumliegt. Egal, ob es auf dem Fußboden liegt, auf dem Schreibtisch, unter dem Schreibtisch oder im Hamsterkäfig. Schaue dir nichts davon an. Es geht nur ums Einsammeln. Trage alles auf einem riesigen Haufen zusammen. Du kannst auch einen Karton oder Wäschekorb zur Hilfe nehmen, um die Papiere darin zu sammeln.

Grobes Sortieren

Hast du alles zu einem riesigen Stapel zusammengetragen, zündest du diesen NICHT an, auch wenn es verlockend erscheint.

Jetzt ist Sortieren angesagt. Dazu schreibst du am besten auf ein DIN-A4-Blatt jeweils eine Kategorie, z.B. den Namen eines Faches oder eines Themenbereichs. Auch Kategorien, die nichts mit der Uni zu tun haben, sollten auf einem Blatt ihren Platz finden: Krankenversicherung, Bank, Wohnung, etc.

Die Kategorie „Kann entsorgt werden“, darf dabei auch nicht fehlen. Anstatt eines beschrifteten Blattes stellst du hierzu aber am besten einen Papierkorb bereit. Die beschrifteten Blätter verteilst du mit ausreichend Abstand zueinander auf dem Boden.

Mache dich nun daran, den riesigen Stapel abzuarbeiten. Schau dir jedes einzelne Dokument an und lege es dann der Kategorie entsprechend auf dem Boden (oder im Papierkorb) ab.

Was alles entsorgt werden kann, entscheidest du selbst. Hier sei nur darauf hingewiesen, dass zum Beispiel Anschreiben von der Uni, von Versicherungen, Banken oder sonstigen Dienstleistern getrost entsorgt werden können. Diese Schreiben nehmen später nur Platz weg und blähen die Ordner unnötig auf.

Feines Sortieren

Hast du aus dem riesigen Stapel mehrere Kleine gemacht, freue dich, denn du hast schon viel geschafft, um das Chaos zu bändigen.

Anschließend geht es an die feine Sortierung der kleineren Stapel. Hier musst du dir zunächst überlegen, wie du deine Unterlagen organisieren möchtest.
Es empfiehlt sich grundsätzlich die persönlichen Dinge von den Uni-Dingen zu trennen.

Bevor du Ordner anlegst und beschriftest, solltest du sämtliche Dokumente chronologisch ordnen, damit du diese dann später nur noch abheften musst. Je nachdem, ob es für dich Sinn ergibt, kannst du die Kategorien noch weiter verfeinern, z.B. bei den Bankangelegenheiten zwischen dem privaten Konto und Geschäftskonto unterscheiden, und bei den Versicherungen zwischen „Krankenversicherung“, „Autoversicherung“, etc.

Entsprechend gehst du bei deinen Uni-Unterlagen vor. Beispielsweise könntest du für jedes Fach einen Ordner anlegen, oder für jedes Semester. Überlege dir, womit du am besten klarkommst.

Beschrifte dann neue DIN-A4-Blätter gemäß dem System, das du dir überlegt hast, und sortiere dann entsprechend ein.

Abheften

Lege dir nun Ordner und Trennblätter zurecht. Die Trennblätter helfen dir später, durch den Ordner zu navigieren.

Hefte die Dokumente nach Themenbereich so in die Ordner ein, dass das Aktuellste jeweils oben ist. Vor jedem neuen Themenbereich heftest du ein Trennblatt ein, auf den du das nachfolgende Thema draufschreibst. Ist der Ordner voll, legst du ganz vorne als oberstes Blatt eine Übersicht ein, auf der der Reihe nach alle Themen aufgelistet sind, die in dem Ordner zu finden sind.
Den gefüllten Ordner stellst du auf einem Regal ab. Dann wiederholst du das Spiel solange, bis sämtliche Dokumente und Blätter abgeheftet sind.

Damit ist das Chaos gebändigt.

Und damit es kein zweites Mal so weit kommt, hefte nach Gebrauch das entsprechende Dokument sofort (wieder) ab, und lagere es nicht auf dem Schreibtisch oder sonstigen Ablageflächen zwischen.

Und als Fleißarbeit für einen anderen Tag kannst du dir dann das Ordnen von digitalen Dokumenten auf dem PC vornehmen.

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